Ar ir Jūs pastebėjote, kad šiais metais turite vis daugiau ir daugiau internetinių susirinkimų ir susitikimų? Internetiniai susirinkimai užpildė jūsų darbo kalendorių ir jame sunku rasti tuščių vietų? Jų tiek daug, kad nebelieka laiko dirbti? Kartais jie tokie nereikšmingi, kad vietoj jų būtų pakakę parašyti el.laišką?
Pandemija, karantinai ir darbas iš namų padarė įtaką komunikacijos su kolegomis, verslo partneriais, klientais pobūdžiui ir dažniui, bendravimui naudojamoms priemonėms. Po truputį verslas ir ne tik išsikraustė į virtualųjį pasaulį.
Tačiau, kad ir kokias komunikacijos priemones bei kanalus naudojate, nereikėtų užmiršti, kad vien kalbėdami darbo nenudirbsite ir kad susirinkimai virtualūs ar gyvi turi savo taisykles.
Pateikiame 8 patarimus, kaip užtikrinti internetinių susirinkimų efektyvumą:
- Susirinkimo būtinumas. Prieš skelbdami dar vieno virtualaus susirinkimo datą ir laiką, pagalvokite, ar jis tikrai būtinas. Ar tai pati geriausia priemonė išspręsti konkretų klausimą? Gal pakaks telefoninio skambučio atsakingam, su konkrečiu klausimu susijusiam asmeniui? Gal pakaks el.laiško ir šiek tiek kantrybės laukiant atsakymo?
- Susirinkimo tikslas. Susirinkimo tikslas turi būti aiškus ne tik susirinkimą organizuojančiam asmeniui, bet ir susirinkimo dalyviams. Skelbdami susirinkimą, aiškiai, konkrečiai ir tiksliai įvardinkite, kokiu tikslu jis organizuojamas, kokia problema bus sprendžiama, kokių susirinkimo rezultatų tikimasi pasiekti.
- Susirinkimo struktūra. Žinote susirinkimo tikslą? Šaunu. O ar įvardinote, kokie konkretūs klausimai turi būti jame aptarti? Tai labai svarbu. Konkretūs klausimai neleidžia nuklysti į lankas. Žinoma, susirinkimo metu gali kilti papildomų klausimų, bet turint gaires, lengviau nenukrypti nuo temos ir užtikrinti efektyvų susirinkimą.
- Susirinkimo dalyviai. Į susirinkimą, net jei jis ir virtualus, kvieskite su konkrečiu klausimu susijusius asmenis, nebūtina įtraukti visus įmonės darbuotojus, ypač, jei reikalas yra smulkus ir nelabai reikšmingas. Visas kolektyvas turėtų būti kviečiamas itin svarbiais, visiems darbuotojams aktualiais klausimais, pvz. pokyčiai įmonėje, nauja įmonės strategija, nauja darbo tvarka ir pan.
- Susirinkimo trukmė. Jei jau įvardinote susirinkimo tikslą, problemą, klausimus, pakvietėte atsakingus asmenis, užsibrėžkite ir optimalią susirinkimo trukmę. Informuokite susirinkimo dalyvius, kiek laiko skiriama šiam susirinkimui ir nuolat sekite jo eigą, priminkite dalyviams, kiek liko laiko iki susirinkimo pabaigos, kad ypač mėgstantys daug, ilgai ir abstrakčiai kalbėti per daug neišsiplėstų. Jei nespėjote visko aptarti per numatytą laiką, galite skelbti papildomą susirinkimą arba likusius klausimus išspręsti susirašinėjant el.paštu.
- Moderavimas. Susirinkimai vyksta daug efektyviau, kai jie turi mokantį konstruktyviai ir dalykiškai vesti pokalbius moderatorių. Žinoma, geriau, kad jis būtų ne plepys, nes moderavimas gali pavirsti į monologą. Taip pat būtų gerai, kad moderatorius būtų gerbiamas ir reikalo esmę išmanantis darbuotojas. Tai nebūtinai turi būti aukščiausiasis vadovas, bet skyriaus, padalinio, projektų vadovai dažniausiai turi gebėjimų valdyti situaciją, rasti bendrą kalbą su įvairiais darbuotojais, gerai pažįsta savo komandą, geba deleguoti užduotis, todėl jie gali būti puikiais susirinkimų moderatoriais.
- Susirinkimų dažnis. Kaip dažnai darote susirinkimus? Kasdien, kelis kartus per savaitę, kartą per mėnesį? Nuolat analizuokite, stebėkite, vertinkite susirinkimus. Nebūtina daryti taip, kaip darėte, jei tai neefektyvu. Keiskite susirinkimų dažnį, jei matote, kad tam yra būtinybė. Perteklinis susirinkimų kiekis neretai išvargina darbuotojus, ypač, jei susirinkimai vyksta be konkrečių tikslų, o per reti susirinkimai palieka darbuotojus nežinioje. Ieškokite optimalaus jūsų įmonės poreikius atitinkančio susirinkimų dažnio.
- Pagarba. Ir etika, elementari etika. Nesvarbu, ar tai internetiniai susirinkimai, ar gyvi, taisyklės galioja tos pačios. Kalbėti po vieną, išklausyti, nepertraukinėti, nekaltinti, nekalbėti nepagarbiai, nesityčioti, nežeminti. Na, suprantate. Kaip šauksite, taip ir šauks atgal 😊 Reikia suprasti, kad nuomonės gali būti skirtingos, bet tai nereiškia, kad dėl skirtingos nuomonės galima sau leisti elgtis nepagarbiai.
Dalintis su kitais
